Office Manager (f/h)

Lieu: Paris

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A PROPOS DE ONE

ONE est une organisation non-gouvernementale et apolitique qui lutte contre l’extrême pauvreté et les maladies évitables dans les pays en développement, particulièrement en Afrique. Notre organisation mène campagne pour sensibiliser le plus grand nombre de citoyens à travers le monde sur les enjeux liés au développement et incite les gouvernements, à travers des actions de plaidoyer, à soutenir la mise en place de politiques de développement, de programmes intelligents et efficaces en faveur des populations les plus démunies. Les soutiens de l’ONE sont essentiels à ce travail. Ils viennent de tout horizon : Ce sont des artistes et des activistes, des chefs religieux et des chefs d’entreprise, des étudiants et des scientifiques. Ils agissent jour après jour, en s’organisant, en se mobilisant, en éduquant et en défendant pour que tous sur terre aient la chance non seulement de survivre, mais aussi de s’épanouir.

ONE dispose de bureaux à Abuja, Berlin, Bruxelles, Dakar, Johannesburg, Londres, New-York, Ottawa, Paris et Washington DC.

LE POSTE

L'office manager sera responsable des opérations pour les collègues de ONE basés en France dans les domaines de la gestion et de l'administration des bureaux, du droit et de la conformité, de l'informatique, des RH et des finances.

Le/la titulaire du poste collaborera de manière proactive avec les collègues des autres pays et bureaux, et les fournisseurs externes, en Europe et dans le reste des pays où est situé ONE, en appliquant ses connaissances et son expérience pour développer et mettre en œuvre les procédures et s'assurer qu'ils répondent aux besoins de ONE.

Le/la candidat(e) doit posséder d'excellentes compétences en matière d'administration, de finance, d'organisation et de communication, avoir l'expérience dans des environnements sous haute pression, et faire preuve d'un grand souci du détail.

Il s'agit d’un contrat à durée déterminée pouvant se transformer en CDI, basée à Paris. 

LES RESPONSABILITES

Administration du bureau

– Coordonner les fonctions administratives du bureau de Paris, la gestion des installations et les fournitures de bureau.

– Maintenir les contrôles internes et la conformité aux politiques et procédures liées aux opérations.

– Diriger le fonctionnement efficace du bureau, les fournisseurs et autres prestataires de services de la manière la plus rentable possible.

– Superviser les tâches administratives du bureau, y compris le traitement des livraisons et la distribution du courrier.

RH

– Sous la direction de la responsable Européen des RH, soutenir la mise en œuvre de certains processus et politiques de RH.

– Aider le recruteur à coordonner les processus de recrutement et les entretiens

– Sous la direction de la responsable RH, servir de premier point de contact pour organiser l'accueil des nouveaux arrivants.

– Aider la responsable RH Europe à tenir à jour les formulaires et documents d'embauche légaux.

– Assister la responsable RH Europe dans les processus avec les prestataires externes (assurance maladie, assurance groupe, etc.).

Juridique et conformité

– Aider le responsable légal Europe sur le statut, les contrats de bail, les contrats avec les consultants, et prestataires

– Travailler sur la conformité avec la législation en matière de santé et de sécurité

– Travailler avec le responsable légal sur la conformité RGPD

Informatique

– Travailler avec l'IT pour fournir des téléphones portables

– Collaborer avec le service informatique pour distribuer et récupérer les équipements informatiques configurés.

– Organiser les connexions Internet et les lignes téléphoniques avec les fournisseurs locaux en consultant l'équipe informatique.

Finance

– Coordonner le paiement des factures du bureau de Paris, gérer les paiements par carte de crédit, gérer la trésorerie, traiter les dépenses spécifiques du bureau et du personnel, saisir les codes financiers sur le système financier de ONE.

– Manager le contrôle de la trésorerie et anticiper les paiements et les fonds demandés au Directeur Financier.

– Aider la Directrice France à gérer le budget de l'équipe. Assister le Responsable Administratif et Financier Europe et la Directrice France dans l'établissement du budget annuel des opérations de ONE en France, ainsi que dans le suivi et la réconciliation des budgets des programmes.

– Soumettre les données relatives à la paie au Responsable de la paie et au Responsable Administratif et Financier Europe

– Assurer la liaison avec le prestataire de services de paie.

– Aider le Responsable Administratif et Financier Europe pour la clôture mensuelle, la gestion des comptes bancaires, les processus financiers de fin de mois et de fin d'année fiscale

Soutien à l'équipe

– Contribuer à l'organisation d'événements, de conférences et d'autres activités

– Aide à l'organisation des voyages

 

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE REQUISES

– Au moins quatre/six ans d'expérience en gestion de bureau et en administration générale en France.

– Familiarité avec les processus financiers de base

– Excellente maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Power-Point) et Google (Google docs)

– Capacité à gérer les priorités dans des délais serrés, tout en travaillant dans un environnement collaboratif

– Intérêt manifeste pour les causes que ONE soutient

 

AUTRES QUALITÉS

– Une compréhension des complexités entourant la collaboration dans une organisation internationale et matricielle

– Très bonne organisation, capacité d’analyse et esprit du détail

– Approche collaborative et fortes compétences interpersonnelles

– Attitude positive dans des situations stressantes et sous haute pression.

– Pensée critique, communication et compétences en matière d'établissement de relations.

– Orientation vers l'action et les résultats

– Souplesse et ingéniosité

– Résolution indépendante des problèmes

 

COMPÉTENCES LINGUISTIQUES

Maîtrise de l'anglais et du français requise.

 

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Environnement de travail flexible

 

 

Nous nous engageons à fournir des aménagements raisonnables aux candidats. Lorsqu'un candidat en situation de handicap ​a besoin d'un aménagement pour concourir pour un emploi, il peut en faire la demande oralement ou par écrit (veuillez envoyer un courriel à [email protected]). ONE traitera les demandes et fournira des aménagements raisonnables, le cas échéant, de manière rapide et efficace.

La diversité des forces, des expériences et des origines rend notre équipe plus forte. Si ce poste vous intéresse, nous vous encourageons à postuler et à nous dire pourquoi vous êtes un excellent candidat pour ce rôle. ONE ne pratique aucune discrimination dans ses pratiques de sélection et d'emploi. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi. Pour en savoir plus sur notre travail et nos priorités en matière de diversité et d'inclusion, visitez https://www.one.org/us/about/diversity/.

En raison du nombre de demandes que ONE reçoit, nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seuls ceux qui sont sélectionnés pour un entretien seront contactés.

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